Geoblocking in Power BI: Wenn Excel-Dateien plötzlich nicht mehr erreichbar sind

Schon seit langer Zeit kommt Excel nicht nur dann zum Einsatz, wenn es darum geht, Inhalte tabellarisch darzustellen. Durch die neuen Technologien und Programme, die teilweise zusammenarbeiten, hat Excel immer mehr an Reichweite gewonnen und kommt somit unter anderem auch bei Power BI zum Einsatz.

Natürlich besteht immer die Möglichkeit, Excel Dateien miteinander zu vergleichen, doch in einigen Fällen ist es notwendig, die Informationen aus den Excel Dateien detailliert auszuwerten, was durch externe Programme möglich ist. So entsteht eine effektive Zusammenarbeit zwischen Excel und anderen Programmen (wie Power BI) und Unternehmen können so eispielsweise Berichte erstellen, die auf den Excel Dateien basieren.

In der Regel finden sich diese Excel Dateien, die für das Erstellen der Berichte verwendet werden in einer Cloud. Auf der einen Seite ist das durchaus vorteilhaft, da so schnell und einfach darauf zugegriffen werden kann. Auf der anderen Seite kann es jedoch zu Problemen kommen, wenn beispielsweise der Zugriff aus einem anderen Land blockiert ist.

Wie arbeiten Power BI und Excel zusammen?

Es wurde bereits erwähnt, dass zwischen Power BI und Excel eine sehr angenehme Zusammenarbeit für die Anwender möglich ist. Nutzer von Power BI können die Einstellung wählen, dass Excel-Dateien, die in der Cloud gespeichert sind, automatisch hochgeladen werden.

Im Anschluss daran analysiert Power BI die Inhalte der Excel Dateien, um Berichte zu erstellen, die Anwender dann weiterverwenden können. So ersparen sich Anwender von Power BI viel Zeit, da sie die Informationen aus der Excel-Datei nicht manuell eintragen müssen, sondern sich darauf verlassen können, dass das Programm alle wichtigen Informationen aus den Dateien nutzt, um die Berichte zu erstellen.

Wo kann es zu Problemen mit Excel Dateien kommen?

Es gibt unterschiedliche Szenarien, bei denen es zu Problemen mit den Excel Dateien kommen kann. Allerdings kann bereits im Voraus gesagt werden, dass diese Probleme, wenn es sich um Geoblocking handelt, ganz einfach behoben und umgangen werden können.

Bei den Szenarien, in denen es zum Geoblocking kommen kann, handelt es sich unter anderem um die Folgenden:

• Der Bericht, der basierend auf den Excel-Dateien in Power BI erstellt wurde kann in einem anderen Land nur teilweise eingesehen werden, weil die Excel-Dateien unter Umständen in einem anderen Land blockiert sind.
• Erhält man einen Bericht aus einem anderen Land, der auf Excel-Dateien in einem anderen Land basiert, kann es sein, dass man zwar den Bericht, aber nicht die Excel-Dateien einsehen kann, weil diese blockiert sind.

Oft treffen diese Blockierungen auf nicht lokal gespeicherte Daten zu, sondern auf Excel-Dateien, die in Cloud-Speicherorten gespeichert sind. Es ist wichtig, diese Blockierungen zu beheben, da für ein aussagekräftiges Gesamtbild oft nicht der Bericht alleine ausreicht, sondern auch die Daten, die für die Erstellung des Berichts verwendet wurden, eingesehen werden müssen.

Warum ist es überhaupt wichtig, die Excel-Dateien einsehen zu können?

Eine durchaus interessante Frage, die sich um Zusammenhang mit Power BI und Excel stellt, ist die Frage danach, warum es überhaupt wichtig ist, die Excel-Dateien einsehen zu können, wenn der Bericht über Power BI bereits erstellt wurde. Die Antwort auf diese Frage findet sich in den folgenden Punkten wieder:

• Während Power BI den Bericht zeigt, hat die Excel-Datei die Quellen. Wer den Bericht also noch besser verstehen und nachvollziehen möchte, braucht für diese Zwecke die Excel-Datei.
• Wenn es zu Fehlern in dem Bericht kommen sollte, können diese nur behoben werden, wenn man die Excel-Datei vorliegen hat. Denn falsche Angaben, Formenfehler und Datenlücken kann man nur in der Excel-Datei sehen.
• Sollte der Bericht in Power BI nicht mehr aktualisiert werden, liegt das Problem in der Regel bei der Excel-Datei, weshalb es auch nur über die Excel-Datei behoben werden kann.
• Müssen die Berichte von Power BI überprüft werden, ist es wichtig die Excel-Datei vorliegen zu haben.

Wie man also sieht, ist es wichtig, nicht nur auf den Bericht selbst, sondern auch auf die Excel-Datei zugreifen zu können.

Was kann ich tun, um diese Blockade aufzulösen?

Wie bereits erwähnt, gibt es Möglichkeiten, diese Blockade aufzuheben, um so sicherstellen zu können, dass nicht nur die Berichte in Power BI, sondern auch die für den Bericht verwendeten Excel-Dateien eingesehen werden können.

Das können Admins tun

Admins können in dem Fall der Blockade unterschiedliche Maßnahmen ergreifen:

Das können Endnutzer tun

Nicht nur die Admins können Maßnahmen ergreifen, wenn es dazu kommen sollte, dass Power BI Excel-Dateien blockiert. Auch Endnutzer haben die Möglichkeit einzugreifen, um so sicherstellen zu können, dass sie nicht nur die Berichte selbst, sondern auch die Excel-Dateien einsehen können:

• Das Verwenden eines VPN, damit so der tatsächliche Standort nicht erkannt wird und man somit nicht blockiert wird.
• Manuelles kopieren und hochladen der Excel-Datei, da die Blockierung – wie bereits erwähnt – oft die in Cloudsystemen gespeicherten Excel-Dateien betreffen.
• Speichern der Excel-Dateien in anderen Cloud-basierten Speicherorten, die nicht blockiert werden.

Das können Unternehmen tun

Power BI kommt vor allem in Unternehmen zum Einsatz, sodass es interessant ist zu wissen, wie Unternehmen damit umgehen können, wenn die Excel-Dateien in Power BI blockiert werden und somit nicht oder nur eingeschränkt zur Verfügung stehen.

Unternehmen arbeiten oft auf internationaler Ebene, weshalb es durchaus sein kann, dass eine Datei oder ein Bericht für Mitarbeiter aus verschiedenen Ländern verfügbar sein muss. Damit es nicht zu Problemen bezüglich der Excel-Dateien kommt, ist es also sinnvoll, die gleichen Excel-Dateien in unterschiedlichen geografischen Regionen zu speichern. So stellt man sicher, dass die Mitarbeiter der verschiedenen Regionen ohne Probleme auf die Dateien zugreifen können.

Zusammengefasst gibt es also unterschiedliche Möglichkeiten, um die Blockierung von Excel-Dateien auf Power BI zu umgehen. Wichtig ist, dass sich Anwender derartiger Programme genau überlegen, wie sie im Falle des Geoblockings handeln wollen und, welche Lösung für sie die Beste ist.