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Der Reisekostenrechner dient als Vorlage für eine Übersicht über die Fahrten eines Mitarbeiters innerhalb eines bestimmten Zeitraumes. Die Kilometerpauschale wird über der Tabelle eingegeben. Die Tabelle selbst besteht aus acht Spalten mit vier Themen. Die Themen sind Datum, Reise, Kosten und Dauer.

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Mit dieser detaillierten Vorlage können Mitarbeiter ihre Reisekosten abrechnen und sich den Betrag beim Unternehmen erstatten lassen. Über der Tabelle ist der Mitarbeiter angehalten, alle relevanten Informationen einzutragen. Dazu gehören der Zweck der Reise, der Zeitraum sowie Angaben über den Mitarbeiter selbst. Aufzuführen sind Name, Abteilung, Position, Vorgesetzter sowie Personal- und Sozialversicherungsnummer.

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Häufig wird die Finanzierung von Dienstreisen in einem Unternehmen so geregelt, dass die Mitarbeiter die Kosten auslegen und später erstattet bekommen.  Für die Erstattung ist der Mitarbeiter verpflichtet, in einer Reisekostenabrechnung genau aufzulisten, welche Kosten warum und in welcher Höhe angefallen sind.

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Mit dem Reisekostenbudget haben Urlauber einen Überblick über die geplanten und tatsächlichen Kosten einer Reise. Im Kopf der Tabelle wird das geplante Budget vermerkt. Darunter sind Zeilen für alle anfallenden Kosten, die auf der Reise zu erwarten sind. Erster Punkt sind die Flugkosten. In der Tabelle trägt der Mitarbeiter die Kosten für  ein Ticket ein. Hinter den Gesamtkosten wird die Menge der Tickets vermerkt.

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In den meisten Unternehmen ist es üblich, dass die Mitarbeiter die Kosten für eine Dienstreise erst einmal auslegen und später dann erstattet bekommen. Damit die Erstattung auch erfolgt, müssen die Mitarbeiter eine Reisekostenabrechnung machen. Hierbei handelt es sich um eine Übersicht, in der alle anfallenden Kosten der Reise vermerkt sind.

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Häufig ist es bei Dienstreisen innerhalb eines Unternehmens üblich, dass der Mitarbeiter die Reisekosten auslegt und nach der Dienstreise komplett erstattet bekommt. Kann der Mitarbeiter jedoch aus verschiedenen Gründen nicht in Vorkasse gehen, so kann mit der Vorlage ein Vorschuss beantragt werden.

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