Gehaltsabrechnung – Excel-Ansicht
Kostenlose Excel-Vorlage · Gehaltsabrechnung
Gehaltsabrechnung: Excel-Vorlage kostenlos herunterladen
Kostenlose Excel-Monatsübersicht für bis zu 30 Personen: Übernehmen Sie bereits fachlich berechnete Brutto-, Abzugs- und Zuschlagssummen aus den einzelnen Gehaltsabrechnungen. Die Datei rechnet Netto und Auszahlung nach und summiert vollständige Zeilen. Sie verwendet keine pauschale Nettoquote und berechnet keine gesetzlichen Steuern oder Sozialversicherungsbeiträge.
Formeln enthalten: 99 Formelzellen für rechnerisches Netto, Auszahlung, Monatsgesamtsummen, Anzahl vollständiger Zeilen sowie Hinweise zu fehlenden Angaben und doppelten Kennungen.
Gehaltsabrechnung kostenlos herunterladen · XLSX
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Gehaltsabrechnung mit Excel nutzen
Das Blatt Monatsübersicht führt die eigenen Abrechnungssummen mehrerer Personen in einem ausgewählten Monat zusammen. Jede Person erhält eine eindeutige Kennung. Die beiden vorbereiteten Beispielzeilen sind ausdrücklich fiktiv und vor der Verwendung zu ersetzen.
Die XLSX hilft beim Zusammenhalten und rechnerischen Nachvollziehen vorhandener Abrechnungen. Sie ist keine gesetzliche Entgeltbescheinigung. Deren eigenständige Anforderungen ergeben sich aus § 108 GewO und § 1 Entgeltbescheinigungsverordnung. Steuerklassen, Beitragssätze und Sonderfallentscheidungen sind in dieser Datei nicht implementiert.
Aufbau der Excel-Vorlage
| Bereich | Tatsächliche Funktion |
|---|---|
| B5 | Eigener Abrechnungsmonat als Datum des Monatsersten |
| A7:B36 | Eindeutige eigene Kennung und Person oder Kürzel |
| C7:E36 und G7:H36 | Manuelle Brutto-, Arbeitnehmer-Abzugs- und weitere Nettobeträge |
| F7:F36 und I7:I36 | Berechnetes Netto und berechnete Auszahlung |
| J7:K36 | Eigener Abrechnungsbeleg und konkrete Eingabehinweise |
| Zeile 39 und B41 | Summen der erfassten Personen und Anzahl vollständiger Zeilen |
Diese Funktionen sind enthalten
Monat und Personen abgrenzen
Eine Arbeitskopie gilt für einen Monat. 30 Zeilen bieten Platz für eigene Personenkennungen und Belegverweise.
Rechenschritte sichtbar halten
Netto und Auszahlung stehen in getrennten grünen Spalten. Die eigenen Abzugssummen bleiben daneben nachvollziehbar.
Unvollständigkeit erkennen
Fehlende Beträge und doppelte Kennungen erzeugen Hinweise. Leere Reservezeilen werden nicht als Beschäftigte gezählt.
So bedienen Sie die Excel-Vorlage
- Speichern Sie eine Arbeitskopie je Abrechnungsmonat. Tragen Sie in B5 dessen ersten Kalendertag ein, zum Beispiel 01.11.2026. Monat und Jahr erscheinen im Datumsformat.
- Ersetzen Sie beide fiktiven Personen in den Zeilen 7 und 8. Verwenden Sie eigene eindeutige Kennungen und geeignete Namen oder Kürzel.
- Übernehmen Sie Gesamtbrutto, Arbeitnehmer-Steuern und Arbeitnehmer-SV-Abzüge aus der bereits fachlich berechneten Einzelabrechnung in C bis E.
- Erfassen Sie weitere Nettoabzüge und Nettozuschläge in G und H. Bei nicht zutreffenden Beträgen ausdrücklich 0 eintragen. Arbeitgeberbeiträge gehören nicht in die Arbeitnehmer-Abzüge.
- Dokumentieren Sie den Abrechnungsbeleg in J. Beheben Sie Hinweise in K und erhalten Sie die grünen Formelzellen. Zum Entfernen einer Person deren weiße Eingabefelder vollständig leeren.
- Kontrollieren Sie Netto und Auszahlung je Person sowie die Summenzeile 39. Die Datei bestätigt weder die fachliche Abrechnung noch eine tatsächliche Bankzahlung.
So funktionieren die Berechnungen
Rechnerisches Netto = Gesamtbrutto − Arbeitnehmer-Steuern − Arbeitnehmer-SV-Abzüge. Die Auszahlung entsteht anschließend aus Netto − weiteren Nettoabzügen + weiteren Nettozuschlägen. Beide Schritte werden jeweils auf zwei Dezimalstellen gerundet. Dies ist eine Übertragungsrechnung; gesetzliche Steuerberechnungs- und Rundungsverfahren sind nicht enthalten.
Jede aktive Zeile benötigt einen gültigen Abrechnungsmonat, Kennung, Person, fünf numerische Eingabebeträge und einen Belegverweis. Die Kennung wird wörtlich auf Doppelungen verglichen. Gleiche Namen sind bei unterschiedlichen Kennungen zulässig.
Leere Reservezeilen bleiben ohne Ergebnis. Eine teilweise ausgefüllte oder ungeeignete Zeile verhindert die Gesamtsumme. Ein ausdrücklich erfasster Nullbetrag bleibt erhalten. Negative Eingaben sind nicht vorgesehen; negative berechnete Ergebnisse werden sichtbar ausgegeben. Weitere Besonderheiten wie Sachbezüge und die sachliche Zuordnung der Abrechnungsbestandteile sind selbst zu klären.
Beispiel für die Anwendung
Fiktives Beispiel aus der finalen Datei: Person A: 3.000 EUR Brutto − 450 EUR Arbeitnehmer-Steuern − 600 EUR Arbeitnehmer-SV = 1.950 EUR rechnerisches Netto. Mit 0 EUR weiteren Nettoabzügen und 50 EUR weiteren Nettozuschlägen beträgt die Auszahlung 2.000 EUR.
Person B: 2.500 − 300 − 500 = 1.700 EUR Netto. Nach 100 EUR weiteren Nettoabzügen und 0 EUR Zuschlägen verbleiben 1.600 EUR Auszahlung. Zusammen zeigt die Datei 5.500 EUR Brutto und 3.600 EUR Auszahlung. Die Musterabzüge sind keine Steuersätze und keine Vorgabe für reale Beschäftigte.
Häufige Fragen
Ermittelt die Excel-Vorlage den Nettolohn mit einer festen Quote?
Nein. Eine pauschale Nettoquote ist nicht enthalten. Sie übernehmen die bereits fachlich berechneten Arbeitnehmer-Steuern und Arbeitnehmer-SV-Abzüge sowie weitere Nettoabzüge und Nettozuschläge aus der jeweiligen Abrechnung. Die Formeln rechnen nur mit diesen eigenen Beträgen.
Kann ich damit gesetzliche Gehaltsabrechnungen erstellen?
Die Datei ist eine manuelle Monatsübersicht und Übertragungsrechnung für bis zu 30 Personen. Sie enthält keine Lohnsteuer- oder Sozialversicherungsberechnung und ersetzt keine gesetzliche Entgeltbescheinigung. Abrechnung, fachliche Prüfung und erforderliche personenbezogene Nachweise bleiben separat.
Wie wähle ich den Abrechnungsmonat?
Tragen Sie in B5 den ersten Kalendertag des gewünschten Abrechnungsmonats als Excel-Datum ein. Die Anzeige zeigt Monat und Jahr. Ein fehlendes Datum, Text oder ein anderer Tag im Monat führt zu einem Prüfhinweis. Führen Sie für jeden weiteren Abrechnungsmonat eine eigene Arbeitskopie.
Welche Angaben benötigt eine Personenzeile?
Eine eindeutige Kennung, die Person oder ein Kürzel, Gesamtbrutto, Arbeitnehmer-Steuern, Arbeitnehmer-SV-Abzüge, weitere Nettoabzüge, weitere Nettozuschläge und ein eigener Abrechnungsbeleg sind vorgesehen. Nicht zutreffende Beträge ausdrücklich als 0 eintragen. Grüne Netto-, Auszahlungs- und Hinweiszellen enthalten Formeln.
Was passiert bei doppelten Kennungen?
Doppelte Kennungen werden in den betroffenen Zeilen angezeigt und verhindern deren Ergebnis sowie die Gesamtsumme. Gleiche Namen mit unterschiedlichen Kennungen sind zulässig. Nachträge derselben Person müssen Sie vor der Übernahme separat nachvollziehbar zusammenführen oder eine eigene geeignete Abgrenzung wählen.
Wie behandelt die Datei fehlende und negative Werte?
Vollständig leere Reservezeilen bleiben ohne Ergebnis. Teilweise ausgefüllte Zeilen, Text statt erforderlicher Zahlen, fehlende Belege oder negative Eingabebeträge erhalten Hinweise und verhindern eine vollständige Gesamtsumme. Negative berechnete Auszahlungen bleiben sichtbar. Die Datei beurteilt nicht die sachliche Richtigkeit der übernommenen Abrechnung.
Ist der Download kostenlos und welche Formeln sind enthalten?
Ja. Die XLSX ist kostenlos, ohne Registrierung und ohne Makros nutzbar. Sie enthält 99 Formelzellen für 30 Personenzeilen, rechnerisches Netto, Auszahlung, Summen und Eingabehinweise. Beide Beispielpersonen sind fiktiv. Die Summen betreffen nur erfasste vollständige Zeilen im ausgewählten Monat.
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XLSX-Datei mit enthaltenen Formeln
Stand: 1. November 2026 · XLSX ohne Makros
