Anwesenheitsnachweis – Excel-Ansicht
Vergrößerter Ausschnitt des Blatts „Wochenkreuze“, passend zur Bildschirmhöhe.
Kostenlose Excel-Vorlage · Anwesenheitsnachweis
Anwesenheitsnachweis: Excel-Vorlage kostenlos herunterladen
Nutzen Sie einen wöchentlichen Anwesenheitsnachweis für bis zu 30 Schüler- oder Kurskennungen. Die kostenlose Excel-Datei behält die vier Felder A, V, U und E je Wochentag bei. Ein X markiert den Tagesstatus. Die Formeln zählen eindeutige Kreuze und zeigen Mehrfachmarkierungen, fremde Zeichen und doppelte Kennungen.
Formeln enthalten: Die Datei erzeugt fünf Termine aus Ihrem Montag, wertet jedes Viererfeld einzeln aus und addiert nur eindeutige Tagesgruppen. Prüftage und offene Tage bleiben getrennt. Mitarbeiterstunden oder Fehlzeiten in Minuten werden nicht berechnet.
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Anwesenheitsnachweis mit Excel nutzen
Der Anwesenheitsnachweis ist eine Schüler- oder Kurswochenliste. Das entspricht der ursprünglichen Wochenfunktion des Artikels. Im Blatt Wochenkreuze besitzt jede der 30 Lernendenzeilen eine eigene Textkennung und optional einen Namen. Danach folgen Montag bis Freitag mit jeweils vier Kreuzfeldern.
A steht für anwesend, V für verspätet, U für unentschuldigt und E für entschuldigt. Markieren Sie je Tagesgruppe genau ein Feld mit X. Eine vollständig leere Gruppe bleibt offen. Die Auswertung rechts neben Freitag zeigt die gezählten Codes, offenen Tage und Prüftage. Diese Vorlage enthält keine Mitarbeiter-Stundenrechnung.
Aufbau der Excel-Vorlage
| Fiktive Kennung | Montag | Dienstag | Mittwoch | Donnerstag | Freitag | Offen |
|---|---|---|---|---|---|---|
| S001 | X unter A | X unter V | X unter U | X unter E | leer | 1 |
| S002 | X unter A | X unter A | leer | leer | leer | 3 |
Diese Funktionen sind enthalten
Vier Felder pro Tag
Die Kreuzdarstellung A/V/U/E bleibt erhalten. Ein kleines x wird ebenso wie X akzeptiert. Zahlen oder andere Zeichen sind ungültig.
Mehrfachkreuze sichtbar
Zwei Kreuze in derselben Tagesgruppe erzeugen Mehrfachkreuz. Der Tag wird als Prüftag ausgewiesen und keinem Code zugeschlagen.
Gültige Tage weiterzählen
Bei einem einzelnen Prüftag zählen die übrigen eindeutigen Tagesgruppen derselben gültigen Person weiter. Offene Tage bleiben davon getrennt.
Eindeutige Kennungen
Fehlende oder doppelte Kennungen schließen die gesamte betroffene Lernendenzeile aus. Die Datei vereinheitlicht Rand-Leerzeichen und Groß-/Kleinschreibung.
So bedienen Sie die Excel-Vorlage
- Laden Sie den XLSX-Nachweis herunter und ersetzen Sie die fiktiven Personen, Kursangaben und Kreuze.
- Tragen Sie zuerst unter Woche ab Montag ein echtes Montagsdatum ohne Uhrzeit ein. Prüfen Sie die daraus entstehenden Termine bis Freitag.
- Vergeben Sie je Person eine eindeutige Textkennung. Ein Name ist optional und ersetzt die Kennung nicht. Nutzen Sie die 30 vorbereiteten Zeilen.
- Setzen Sie pro Tagesgruppe genau ein X unter A, V, U oder E. Lassen Sie eine noch nicht bearbeitete Tagesgruppe vollständig leer.
- Prüfen Sie die Auswertung rechts neben Freitag. Mehrfachkreuze und fremde Zeichen werden als Prüftage ausgewiesen. Bei einer fehlenden oder doppelten Kennung müssen Sie zuerst die Kennung korrigieren.
- Lesen Sie die persönlichen Zähler und die Klassensummen in Zeile 39 ab. Eigene Kurs-, Lehrkraft-, Raum- und Uhrzeitangaben können Sie unterhalb ergänzen.
So funktionieren die Berechnungen
Die Datumskontrolle akzeptiert einen echten Montag ohne Uhrzeit. Sie erzeugt die fünf Wochentermine mit Tagesabständen von 0 bis 4. Ein ungültiger Wochenbeginn führt zu Wochenbeginn prüfen und blockiert die Zählung.
Jede Vierergruppe prüft ihre tatsächlichen Inhalte mit COUNTA und COUNTIFS: kein Eintrag ergibt Offen, genau ein X ergibt den passenden Code, mehrere X ergeben Mehrfachkreuz. Ein anderes Zeichen führt zu Zeichen prüfen. Die fünf ausgewerteten Tagescodes stehen zusätzlich sichtbar rechts in den Spalten Mo ausgewertet bis Fr ausgewertet.
Für eine gültige eindeutige Textkennung zählen die Wochenzähler nur eindeutige Tagescodes. Ein fehlerhafter Tag bleibt als Prüftag sichtbar. Die übrigen gültigen Tagesgruppen dieser Person zählen weiter. Deshalb bedeutet Tageseingaben prüfen eine teilweise auswertbare Zeile, keine vollständige Tageserfassung.
Die Kennung wird mit UPPER(TRIM(...)) vereinheitlicht. Doppelte oder fehlende Kennungen schließen die gesamte betroffene Zeile aus. Stern, Fragezeichen und Tilde werden wörtlich verglichen. V wird getrennt von A gezählt. Es gibt keine Umrechnung von Kreuzen in Stunden, Minuten oder eine Anwesenheitsquote.
Beispiel für die Anwendung
Fiktives Beispiel für 02.11. bis 06.11.2026: S001 hat je ein Kreuz unter A, V, U und E sowie einen offenen Freitag. S002 hat zweimal A und drei offene Tagesgruppen. Die Klassensumme ergibt A = 3, V = 1, U = 1, E = 1, offene Tage = 4 und Prüftage = 0.
Wird bei S001 am Montag zusätzlich V angekreuzt, erscheint Mehrfachkreuz. Dieser Montag zählt keinem Code zu. Die übrigen drei eindeutigen Tage der Person bleiben in der Auswertung. Prüftage steigt auf 1. Wird dagegen eine Kennung doppelt vergeben, werden beide betroffenen Lernendenzeilen vollständig ausgeschlossen.
Häufige Fragen
Ist dieser Anwesenheitsnachweis für Schüler oder Mitarbeiterstunden gedacht?
Die Datei ist eine Wochenliste für Schüler- oder Kursteilnahme. Sie erhält die vier Kreuzfelder A, V, U und E je Tag. Mitarbeiterstunden, Fehlminuten, Entgelt oder gesetzliche Arbeitszeitnachweise werden nicht berechnet.
Wie markiere ich den Tagesstatus richtig?
Setzen Sie je Tagesgruppe genau ein X unter A für anwesend, V für verspätet, U für unentschuldigt oder E für entschuldigt. Ein kleines x wird ebenfalls akzeptiert. Eine vollständig leere Gruppe bleibt offen.
Was passiert bei mehreren Kreuzen oder anderen Zeichen?
Mehrere X in einer Tagesgruppe führen zu Mehrfachkreuz. Zahlen oder andere Zeichen führen zu Zeichen prüfen. Der betroffene Tag wird als Prüftag gezeigt und keinem Tagescode zugeordnet. Er ist auch kein offener Tag.
Zählen die übrigen Tage bei einem Prüftag weiter?
Ja, sofern die Kennung gültig und eindeutig ist. Bei Tageseingaben prüfen zählen die übrigen eindeutigen Tagesgruppen dieser Person weiter. Der fehlerhafte Tag bleibt separat als Prüftag sichtbar.
Warum werden doppelte oder fehlende Kennungen ausgeschlossen?
Eine Person muss durch eine eindeutige Textkennung zugeordnet sein. Groß- und Kleinschreibung sowie Rand-Leerzeichen werden vereinheitlicht. Doppelte oder fehlende Kennungen schließen die gesamte betroffene Zeile aus. Ein optionaler Name ersetzt die Kennung nicht.
Welche Datumsangabe und welche automatischen Schulregeln enthält die Datei?
Tragen Sie einen echten Montag ohne Uhrzeit ein. Die Datei erzeugt die Termine bis Freitag. Sie bestimmt keine Ferien, Schulpflichten, zulässigen Abwesenheiten oder Anwesenheitsquote. Der Wochenbeginn wird vor dem Erfassen festgelegt.
Ist die Vorlage kostenlos und wo finde ich die Auswertung?
Die XLSX-Datei ist kostenlos herunterladbar. Die persönlichen Zähler stehen rechts neben Freitag. Die Klassensummen stehen in Zeile 39. Die sichtbaren Tagesauswertungen erläutern die Herkunft der Zählung.
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Anwesenheitsnachweis kostenlos als Excel-Datei herunterladen
Laden Sie den kostenlosen Anwesenheitsnachweis als XLSX herunter. Setzen Sie Ihre eigenen Kennungen, den Wochenbeginn und je Tagesgruppe höchstens ein X ein. Prüfen Sie die Hinweise rechts neben Freitag.
XLSX-Datei mit enthaltenen Formeln
Stand: 01.11.2026 · XLSX ohne Makros
