Tabellenvorschau – bei Bedarf seitlich verschieben. Bild in voller Größe öffnen ↗
Kostenlose Excel-Vorlage · Bestellanforderung
Bestellanforderung: Excel-Vorlage kostenlos herunterladen
Sammeln Sie interne Beschaffungsbedarfe mit Begründung, Menge und Schätzpreis. Die Excel-Vorlage prüft das Budget je Anforderung und macht offene oder unvollständig dokumentierte Freigaben sichtbar.
Formeln enthalten: Gerundeter Schätzwert, verbleibendes Budget und Prüfstatus je Anforderungs-ID; eine Freigabe benötigt einen eingetragenen Namen beziehungsweise Nachweis.
Bestellanforderung kostenlos herunterladen · XLSXKostenloser Download · ohne Makros · keine Registrierung erforderlich
Bestellanforderung mit Excel nutzen
Vor einer Bestellung muss häufig geklärt werden, welcher Bedarf besteht, wie hoch die erwarteten Kosten sind und wer ihn freigegeben hat. Dafür enthält die Vorlage 100 vorbereitete Anforderungszeilen. Die Entscheidung bleibt eine bewusste Eingabe. Ein positiver Budgetrest erzeugt keine automatische Genehmigung.
Die vorhandene Materialanforderung verfolgt Bedarf, Lieferung und offene Mengen. Diese Bestellanforderung setzt früher an: Sie dokumentiert Begründung, Schätzkosten, das individuell zugeteilte Budget und die interne Freigabe. Verwenden Sie ein Budget je Anforderung. Dasselbe gemeinsame Abteilungsbudget darf nicht in jeder Zeile erneut als verfügbar eingetragen werden.
Aufbau der Excel-Vorlage
| Anforderung | Menge | Preis (€) | Schätzwert (€) | Budget (€) | Budgetrest (€) | Prüfstatus |
|---|---|---|---|---|---|---|
| BANF-001 | 4 | 25 | 100 | 150 | 50 | Freigabe offen |
| BANF-002 | 10 | 12 | 120 | 100 | -20 | Budget überschritten |
| BANF-003 | 1 | 45 | 45 | 60 | 15 | Freigabe dokumentiert |
Ausdrücklich fiktive Beispiele aus der Excel-Datei.
Diese Funktionen sind enthalten
Kosten transparent
Menge und Schätzpreis bleiben getrennte Eingaben. Der Schätzwert wird auf zwei Nachkommastellen gerundet.
Budget je Bedarf
Der Budgetrest zeigt den Abstand zum individuell zugeteilten Betrag. Negative Reste werden auch bei eingetragener Freigabe gemeldet.
Freigabe nachvollziehen
Entscheidung und Name beziehungsweise Nachweis werden getrennt geführt. Eine bloße Statusauswahl reicht nicht aus.
So bedienen Sie die Excel-Vorlage
- Vergeben Sie je Zeile eine eindeutige Anforderungs-ID und beschreiben Sie Bedarf sowie Begründung.
- Tragen Sie Menge und Schätzpreis auf derselben Betragsbasis ein, zum Beispiel ausschließlich netto.
- Ordnen Sie dieser einzelnen Anforderung ein Budget zu. Bei einem Gesamtbudget verteilen Sie es zuvor bewusst auf die Bedarfe.
- Wählen Sie Offen, Freigegeben oder Abgelehnt. Dokumentieren Sie bei Freigegeben die zuständige Person und einen prüfbaren Nachweis.
- Prüfen Sie den berechneten Status vor der Übernahme in den tatsächlichen Bestellprozess.
So funktionieren die Berechnungen
Der Schätzwert entspricht Menge mal Schätzpreis, auf Cent gerundet. Budgetrest ist zugeteiltes Budget minus Schätzwert. Eine Menge muss positiv sein; ein Schätzpreis von null ist erlaubt, ein fehlender Preis dagegen nicht.
Die Freigabeprüfung kontrolliert eindeutige ID, Begründung und gültige Kostenwerte. Eine Budgetüberschreitung bleibt sichtbar, selbst wenn Freigegeben ausgewählt wurde. Freigabe dokumentiert beschreibt die erfassten Angaben und bestätigt keine technische Zugriffskontrolle oder digitale Unterschrift.
Ergänzender Online-Rechner
Vergleicht eine einzelne Anforderung mit ihrem zugeordneten Budget. Verwenden Sie einheitlich Netto- oder Bruttobeträge.
Beispiel für die Anwendung
Vier fiktive Ersatzsensoren zu je 25 Euro ergeben einen Schätzwert von 100 Euro. Bei 150 Euro Budget bleiben 50 Euro. Mit Entscheidung Offen lautet der Status Freigabe offen. Eine zweite Beispielanforderung über 120 Euro bei 100 Euro Budget zeigt Budget überschritten.
Häufige Fragen
Ist die Bestellanforderung schon eine Bestellung?
Nein. Die Datei dokumentiert interne Bedarfe und Freigaben. Sie versendet keine Bestellung.
Kann ich netto und brutto mischen?
Nein. Preis und Budget müssen je Zeile dieselbe Betragsbasis haben. Die Datei berechnet keine Umsatzsteuer.
Darf ich das Abteilungsbudget in jeder Zeile eintragen?
Nein. Die Budgetprüfung gilt je Anforderung. Verteilen Sie ein gemeinsames Budget vorab, damit es nicht mehrfach als verfügbar erscheint.
Ist ein Preis von null erlaubt?
Ja, sofern der kostenlose Bezug tatsächlich so geschätzt wird. Ein leeres Preisfeld bleibt dagegen unvollständig.
Warum reicht Freigegeben als Auswahl nicht?
Für Freigabe dokumentiert muss zusätzlich ein Name beziehungsweise Nachweis eingetragen sein. So bleiben unvollständige Angaben sichtbar.
Wie unterscheidet sich die Datei von der Materialanforderung?
Hier stehen Begründung, Schätzkosten, Budget und Freigabe vor dem Einkauf im Mittelpunkt. Die Materialanforderung verfolgt auch gelieferte und offene Mengen.
Sind die Freigaben technisch geschützt?
Nein. Es handelt sich um ein bearbeitbares Register ohne Makros und ohne digitale Signaturen. Organisatorische Berechtigungen müssen außerhalb der Datei geregelt werden.
Passende Excel-Vorlagen
Materialanforderung
Bedarf, Lieferungen und offene Mengen verfolgen.
Bestellung
Den anschließenden Bestellvorgang vorbereiten.
Budgetplanung
Den übergeordneten Budgetrahmen planen.
Bestellanforderung kostenlos als Excel-Datei herunterladen
Speichern Sie die XLSX-Datei als eigene Arbeitskopie. Ersetzen Sie die fiktiven Beispiele und beachten Sie die weißen Eingabezellen sowie die grün markierten Formelbereiche.
Excel-Vorlage kostenlos herunterladenStand: 30.10.2026 · XLSX ohne Makros
