Zeiterfassung – Excel-Ansicht
Kostenlose Excel-Vorlage · Zeiterfassung
Zeiterfassung: Excel-Vorlage kostenlos herunterladen
Dokumentieren Sie eigene Arbeitszeiten mit Beginn, Ende und Pause. Die kostenlose Excel-Vorlage berechnet Brutto- und Nettozeiten in Dezimalstunden für 30 Zeitzeilen und unterstützt ein ausdrücklich angegebenes Ende am Folgetag.
Formeln enthalten: 93 Formelzellen berechnen Brutto- und Nettozeiten, Zeilenprüfungen und eine vollständige Nettogesamtsumme. Mitarbeiter, Projekt, Aufgabe und Bemerkung aus der ursprünglichen Tabelle bleiben als eigene Felder erhalten.
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Zeiterfassung mit Excel nutzen
Das Blatt Zeiterfassung enthält 30 feste Zeilen von 7 bis 36. A Datum und B Mitarbeiter sind Pflichtangaben. C Projekt, D Aufgabe und K Bemerkung sind optional. E Beginn und F Ende sind Uhrzeiten, G Endetag +1 ist eine bewusst eingetragene 0 oder 1 und H Pause verwendet Minuten.
I berechnet Bruttostunden, J Nettostunden und L prüft die Zeile. B5 zeigt die vollständige Nettogesamtsumme, E5 die Zahl der Prüfhinweise und H5 die Zahl gültiger Zeilen. Alle Personen und Projekte werden gemeinsam summiert; es gibt keinen automatischen Personen-, Projekt- oder Zeitraumfilter.
Aufbau der Excel-Vorlage
| Fiktive Person | Beginn | Ende | Endetag +1 | Pause Min. | Brutto h | Netto h |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Max Mustermann | 08:00 | 16:00 | 0 | 60 | 8,00 | 7,00 |
| Person B | 22:00 | 06:00 | 1 | 0 | 8,00 | 8,00 |
Die beiden ausdrücklich fiktiven Beispiele am 01. und 02.01.2024 ergeben gemeinsam 15,00 Nettostunden, 0 Prüfhinweise und 2 gültige Zeilen. Sie sind keine Vorgabe zulässiger Arbeitszeiten.
Diese Funktionen sind enthalten
Eigene Zeiten dokumentieren
Datum, Mitarbeiter, Projekt, Aufgabe und Bemerkung zusammen mit Beginn und Ende festhalten.
Pausen abziehen
Eine selbst eingetragene Pause in Minuten wird von den Bruttostunden abgezogen.
Fehlende Angaben erkennen
Zeilenprüfung und Hinweiszähler unterscheiden eine bewusst eingegebene Null von fehlenden Pflichtwerten.
So bedienen Sie die Excel-Vorlage
- Speichern Sie eine eigene Arbeitskopie und ersetzen oder löschen Sie beide ausdrücklich fiktiven Beispiele.
- Tragen Sie in A ein echtes Datum von 01.01.2000 bis 31.12.2099 ohne Uhrzeit und in B den Mitarbeiternamen ein. C Projekt und D Aufgabe sind optional.
- Geben Sie in E und F echte Uhrzeiten ab 00:00 und vor 24:00 ein. Verwenden Sie keine Uhrzeit als Text.
- Tragen Sie in G bewusst 0 für denselben Tag oder 1 für den tatsächlichen Folgetag ein. Geben Sie die Pause in H als nichtnegative Minuten ein.
- Lesen Sie I Brutto, J Netto und L Prüfung. K ist eine optionale Bemerkung. Lassen Sie die hellgrünen Formelzellen unverändert.
- Prüfen Sie E5 und B5. Die Nettogesamtsumme umfasst sämtliche gültigen Zeilen und wird bei einem Prüfhinweis leer gelassen. Die Datei filtert nicht nach Mitarbeiter, Projekt oder Zeitraum.
So funktionieren die Berechnungen
Bruttostunden = (Ende + Endetag +1 − Beginn) × 24. G enthält dabei die Zahl 0 oder 1. Die Berechnung addiert einen Kalendertag ausschließlich bei einer bewusst eingetragenen 1. Eine rückwärts laufende Spanne ohne Folgetag ist ungültig.
Nettostunden = Bruttostunden − Pause in Minuten ÷ 60. Eine Pause darf höchstens so lang sein wie die Zeitspanne. 0 Minuten Pause und eine Nullspanne sind gültig. Ein tatsächliches Ende am Folgetag kann rechnerisch auch mehr als 24 Stunden ergeben; das ist keine Bewertung der Zulässigkeit.
Das Datum muss ein positiver ganzzahliger Datumswert von 2000 bis 2099 ohne Uhrzeit sein. Uhrzeiten liegen numerisch zwischen 00:00 einschließlich und 24:00 ausschließlich. Der Mitarbeitername muss nicht leerer Text sein. Projekt, Aufgabe und Bemerkung sind optional.
Eine benutzte ungültige Zeile zeigt Angaben prüfen; ihre Einzelzeiten und die vollständige Nettogesamtsumme bleiben leer. Ansonsten gültige Einzelzeilen bleiben sichtbar. Zwei Dezimalstellen sind eine Anzeige, keine Formelrundung. Doppelte und überlappende Zeiten werden nicht bereinigt. Die Rechnung berücksichtigt keine Zeitzonen- oder Sommerzeitwechsel.
Beispiel für die Anwendung
Im ersten fiktiven Beispiel ergeben 08:00 bis 16:00 am selben Tag zunächst 8 Stunden. 60 Minuten Pause entsprechen 1 Stunde: 8 − 60 ÷ 60 = 7 Nettostunden. Im zweiten Beispiel ergeben 22:00 bis 06:00 mit bewusst eingetragenem Folgetag und 0 Minuten Pause 8 Nettostunden.
Gemeinsam entstehen 15 Stunden. Ändern Sie die erste Pause bewusst auf 480 Minuten, ist diese erste Nettozeit 0 und die Gesamtsumme 8. Löschen Sie die Pause dagegen, ist die Zeile unvollständig und die vollständige Gesamtsumme bleibt leer.
Häufige Fragen
Was enthält die Zeiterfassung?
Ein Blatt mit 30 festen Zeitzeilen und 93 Formeln. Sie erfassen Datum, Mitarbeiter, Beginn, Ende, tatsächlichen Endetag und Pause. Projekt, Aufgabe und Bemerkung sind optional. Brutto- und Nettozeiten werden in Dezimalstunden berechnet.
Wie trage ich Pausen ein?
In H als Minuten, zum Beispiel 60 für eine Stunde oder 0 für keine Pause. Bruchteile von Minuten sind zulässig. Eine Pause darf nicht negativ sein oder die eingetragene Zeitspanne überschreiten. Ein leeres Pflichtfeld ist keine bewusst eingetragene Null.
Wie erfasse ich eine Zeit über Mitternacht?
Tragen Sie in G eine 1 ein, wenn das Ende tatsächlich am folgenden Kalendertag liegt. Für ein Ende am selben Tag verwenden Sie 0. Das Beispiel 22:00 bis 06:00 am Folgetag ergibt 8 Stunden. Beginn und Ende werden ohne Zeitzonen- oder Sommerzeitkorrektur verrechnet.
Sind Nullzeiten erlaubt?
Ja. Mitternacht 00:00 ist eine gültige Uhrzeit. Gleiche Uhrzeiten am selben Tag mit 0 Minuten Pause ergeben 0 Stunden; mit Endetag +1 gleich 1 ergeben sie 24 Stunden. Die Datei beurteilt nicht, ob solche Angaben arbeitsrechtlich zulässig sind.
Was bedeuten 7,50 Stunden?
Die Ergebnisse sind Dezimalstunden. 7,50 Stunden entsprechen 7 Stunden und 30 Minuten. Die Anzeige verwendet zwei Nachkommastellen; die Formeln runden die internen Stundenwerte nicht auf zwei Stellen.
Warum bleibt die Nettogesamtsumme leer?
Eine benutzte Zeile enthält fehlende oder ungültige Pflichtangaben. L zeigt Angaben prüfen, E5 zählt diese Zeilen. Korrigieren oder leeren Sie die benutzte Zeile vollständig. Die übrigen gültigen Einzelzeiten bleiben sichtbar. Eine alleinige Notiz gilt bereits als benutzte Zeile.
Prüft die Datei Überstunden, Gesetze oder doppelte Einträge?
Nein. Sie summiert gültige Nettozeiten aller eingetragenen Personen und Projekte gemeinsam. Doppelte oder überlappende Zeilen werden erneut mitgerechnet. Sollstunden, Überstundenansprüche, Zuschläge, Ruhezeiten, Feiertage, Lohnabrechnung und eine rechtliche Konformität werden nicht automatisch ermittelt.
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Laden Sie die kostenlose XLSX herunter und ersetzen Sie die fiktiven Angaben durch eigene Daten. Prüfen Sie die Hinweise und die gemeinsame Gesamtsumme. Die Datei berechnet Zeiten; sie enthält keine Lohnabrechnung, automatische Überstundenentscheidung oder Rechtskonformitätsprüfung.
XLSX-Datei mit enthaltenen Formeln
Stand: 02.11.2026 · XLSX ohne Makros
