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Kostenlose Excel-Vorlage · Desk Sharing
Desk Sharing: Excel-Vorlage kostenlos herunterladen
Planen Sie gemeinsam genutzte Schreibtische tageweise. Zwei Tabellenblätter enthalten 200 Buchungszeilen und eine Tagesübersicht für bis zu 50 Arbeitsplatz-IDs. Datum, Arbeitsplatz, Person, Team und Status bilden die Grundlage der Belegungsplanung.
Formeln enthalten: Doppelbelegungs- und Eingabeprüfung, belegte und freie Plätze sowie Tagesauslastung.
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Desk Sharing mit Excel nutzen
Jede Buchungszeile steht für einen Arbeitsplatz an einem Tag. Nur der Status „Gebucht“ zählt als aktive Buchung. Die Tagesübersicht zeigt, welche erfassten Plätze frei, belegt oder mehrfach gebucht sind.
Die Vorlage verwaltet ganze Tage. Zeitfenster, automatische Reservierungen und eine Sperre gegen parallele Änderungen sind nicht enthalten. Buchungen für nicht aufgeführte Plätze fließen nicht in die Kapazitätsübersicht ein.
Aufbau der Excel-Vorlage
| Arbeitsplatz | Person | Status | Doppelbelegung |
|---|---|---|---|
| A-01 | Beispiel Anna | Gebucht | Konflikt |
| A-01 | Beispiel Ben | Gebucht | Konflikt |
| A-02 | Beispiel Clara | Gebucht | OK |
Diese Funktionen sind enthalten
Buchungen erfassen
200 Zeilen für Datum, Platz, Person, Team, Status und Hinweis. Eine Statusliste bietet „Gebucht“ und „Storniert“.
Konflikte erkennen
Mehrfachbuchungen desselben Platzes am selben Datum werden markiert. Eine zusätzliche Prüfung zeigt fehlende Pflichtfelder.
Tagesübersicht nutzen
Bis zu 50 Arbeitsplatz-IDs mit Belegungsstatus, freien Plätzen und prozentualer Auslastung. Doppelte Platz-IDs werden angezeigt.
So bedienen Sie die Excel-Vorlage
- Speichern Sie eine Arbeitskopie und ersetzen oder löschen Sie die Beispielbuchungen.
- Tragen Sie in der Tagesübersicht jeden verfügbaren Arbeitsplatz genau einmal ein.
- Erfassen Sie Datum, Arbeitsplatz und Person oder Kürzel. Wählen Sie „Gebucht“ oder „Storniert“; Team und Hinweis sind freiwillig.
- Korrigieren Sie Doppelbelegungen und unvollständige Eingaben. Überschreiben Sie die grünen Formeln nicht.
- Wählen Sie den Auswertungstag in B5. Prüfen Sie doppelte Platz-IDs und den Belegungsstatus.
So funktionieren die Berechnungen
Aktive Buchungen werden nach Datum und Arbeitsplatz-ID gezählt. Mehr als eine aktive Buchung erzeugt einen Konflikt. Auslastung = unterschiedlich belegte Plätze in der Platzliste ÷ erfasste Plätze. Freie Plätze sind erfasste Plätze ohne aktive Buchung am Auswertungstag.
Bei leerem Auswertungstag bleibt die Auslastung leer. Korrigieren Sie doppelte Arbeitsplatz-IDs vor der Auswertung. Für zusätzliche Buchungen außerhalb Zeile 7 bis 206 müssen die Formelbezüge, Listen und Filter angepasst werden.
Auslastung online berechnen
Geben Sie verfügbare und unterschiedlich belegte Arbeitsplätze ein. Mehrfachbuchungen desselben Platzes zählen hier einmal.
Beispiel für die Anwendung
Am 2. November 2026 buchen Anna und Ben beide A-01; Clara bucht A-02. Von fünf verfügbaren Plätzen sind zwei unterschiedliche Plätze belegt, drei frei und ein Platz hat einen Konflikt. Die Auslastung beträgt 2 ÷ 5 = 40 %.
Ändern Sie Bens Buchung auf A-03, sind drei Plätze belegt und die Auslastung steigt auf 60 %. Der Konflikt verschwindet. Stornieren Sie Bens Buchung, sinkt die Auslastung auf 40 %.
Häufige Fragen
Wie erkenne ich eine Doppelbelegung?
Mehrere aktive Buchungen derselben Arbeitsplatz-ID am selben Datum erzeugen den Hinweis Konflikt. Stornierte Buchungen zählen nicht.
Kann ich halbe Tage buchen?
Die Vorlage arbeitet mit ganzen Tagen. Getrennte Vormittags- und Nachmittagsbuchungen sind nicht enthalten.
Wie viele Plätze und Buchungen sind vorbereitet?
Die Datei enthält 200 Buchungszeilen und 50 Zeilen für Arbeitsplatz-IDs. Fünf Beispielplätze und drei Beispielbuchungen sind eingetragen.
Reserviert die Datei einen Platz verbindlich?
Die Datei zeigt eingetragene Belegungen und Konflikte. Ein automatischer Buchungsdienst oder eine Sperre gegen gleichzeitige Änderungen ist nicht enthalten.
Welche Felder darf ich bearbeiten?
Bearbeiten Sie die weißen Eingabefelder. Die grün markierten Formelspalten sollten nicht überschrieben werden.
Warum zählt die Auslastung weniger Plätze als Buchungen?
Die Kennzahl zählt unterschiedliche belegte Arbeitsplätze in der Platzliste. Zwei Buchungen desselben Platzes zählen als ein belegter Platz und lösen einen Konflikt aus.
Ist die Excel-Datei kostenlos und ohne Makros?
Ja. Die XLSX kann kostenlos heruntergeladen werden und enthält keine Makros. Eine Microsoft-Excel-Lizenz ist nicht enthalten.
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Speichern Sie die XLSX und ersetzen Sie die gekennzeichneten Beispiele. Die Datei enthält native Links zur Website und zu dieser Anleitung.
Excel-Vorlage kostenlos herunterladenStand: 29. Oktober 2026 · XLSX ohne Makros
