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Häufig ist es bei Dienstreisen innerhalb eines Unternehmens üblich, dass der Mitarbeiter die Reisekosten auslegt und nach der Dienstreise komplett erstattet bekommt. Kann der Mitarbeiter jedoch aus verschiedenen Gründen nicht in Vorkasse gehen, so kann mit der Vorlage ein Vorschuss beantragt werden.
Die obere Hälfte der Tabelle enthält alle Rahmenbedingungen der Reise sowie Informationen zu dem Mitarbeiter. In die erste Zeile wird das Datum eingetragen, an dem der Vorschuss beantragt wird. Darunter kommen dann Name und Kontaktdaten des Reisenden. Schließlich sind noch das Ziel sowie die Reisedaten und die Höhe des Vorschusses zu benennen.
Woraus sich die Höhe der Kosten zusammensetzt, wird in der unteren Hälfte der Tabelle detailliert aufgelistet. Flug- und Transportkosten, Gebühren, Übernachtungen und auch Mahlzeiten werden hier aufgeführt. Dabei handelt es sich jedoch um Beiträge, die erwartet werden aber noch nicht feststehen.
Damit der Reisekostenvorschuss gewährt wird, muss der Mitarbeiter noch die Unterschrift von seinem Vorgesetzten einholen. Außerdem unterzeichnet er den Antrag auch noch selbst.