Reisekosten – Excel-Ansicht
Kostenlose Excel-Vorlage · Reisekosten
Reisekosten: Excel-Vorlage zum kostenlosen Download
Mit dieser kostenlosen Reisekosten-Vorlage für Excel dokumentieren Sie Geschäftsreisen und die dazugehörigen Ausgaben. Fahrtkosten, Übernachtung, Verpflegung und sonstige Kosten werden je Zeile automatisch addiert. Person, Reiseziel, Zweck und Belegnummer bleiben direkt zugeordnet.
Formeln enthalten. 100 Datenzeilen mit vorbereiteten Berechnungen. Eingaben und Ergebnisse sind farblich unterscheidbar.
Reisekosten kostenlos herunterladen · XLSXXLSX · ohne Makros · mit Beispieldaten · Dateiname: Reisekosten.xlsx
Reisekosten mit Excel übersichtlich erfassen
Eine Reisekostenaufstellung sammelt die Ausgaben einer beruflichen Reise nachvollziehbar an einem Ort. Diese Vorlage ist eine einfache Kostenübersicht mit manueller Eingabe der Beträge. Sie berechnet keine gesetzlichen Pauschalen und entscheidet nicht automatisch, welche Kosten erstattet oder steuerlich berücksichtigt werden können.
Auszug aus der Datei
So ist die Tabelle aufgebaut
Diese Beispielwerte stammen aus der herunterladbaren Datei. Geldbeträge und Datumswerte werden hier zur besseren Lesbarkeit deutsch formatiert.
| Datum | Person | Reiseziel | Zweck | Fahrtkosten € | Übernachtung € | Verpflegung € | Sonstiges € | Gesamt € | Beleg-Nr. |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 15.10.2026 | M. Beispiel | Berlin | Kundentermin | 89,00 | 119,00 | 0,00 | 12,00 | 220,00 | R-001 |
Auf schmalen Bildschirmen kann die Tabelle seitlich verschoben werden.
Funktionen und Nutzen der Vorlage
Reisen zuordnen
Datum, Person, Ziel und Zweck helfen bei der nachvollziehbaren Zuordnung.
Kosten automatisch addieren
Vier Kostenarten werden in der Spalte Gesamt € automatisch summiert.
Belege wiederfinden
Das Feld Beleg-Nr. verbindet Ihre Aufstellung mit den zugehörigen Nachweisen.
Reisekosten: Schritt-für-Schritt-Anleitung
- Arbeitskopie anlegen. Laden Sie Reisekosten.xlsx herunter und speichern Sie eine Kopie für die jeweilige Person oder den Abrechnungszeitraum.
- Reisedaten eintragen. Erfassen Sie Datum, Person, Reiseziel und den geschäftlichen Zweck in A bis D.
- Kosten aufteilen. Tragen Sie die passenden Beträge in E bis H ein. Vermeiden Sie doppelte Erfassung, etwa derselben Hotelrechnung in zwei Kostenarten.
- Gesamtsumme kontrollieren. Die Formel in I addiert die vier Kostenarten je Zeile. Diese Ergebnisspalte bitte nicht überschreiben.
- Belege zuordnen. Pflegen Sie die Belegnummer in J und prüfen Sie die Aufstellung vor der Weitergabe. Die Datei speichert keine Beleganhänge.
Formeln und automatische Berechnungen
- Gesamtbetrag in I5:
=SUMME(E5:H5)
Fahrtkosten, Übernachtung, Verpflegung und Sonstiges werden addiert. 89 + 119 + 0 + 12 = 220 €. - Weitere Reisen:
100 vorbereitete Datenzeilen
Die Summenformel ist bis Zeile 104 vorbereitet. Eine automatische Gesamtsumme über alle Reisen ist nicht enthalten.
Formeln sind für die vorbereiteten Zeilen hinterlegt. Prüfen Sie bei zusätzlichen Zeilen oder einer Änderung der Spaltenstruktur die betroffenen Zellbezüge.
Zusatzfunktion auf dieser Seite
Reisekosten und offenen Erstattungsbetrag berechnen
Ergänzender Rechencheck auf dieser Website. Der Vorschussabzug ist keine Funktion der XLSX-Datei. Der Rechner prüft nicht die Erstattungsfähigkeit einzelner Beträge.
Die Eingaben werden von diesem Rechner nicht gespeichert oder versendet. Die XLSX-Datei wird dadurch nicht geändert.
Praxisbeispiel
Die Beispielwerte richtig interpretieren
Für einen Kundentermin in Berlin fallen 89 € Fahrtkosten, 119 € Übernachtung und 12 € sonstige Ausgaben an. Verpflegung ist in der Beispielzeile mit 0 € angesetzt. Die Datei berechnet daraus 220 € Gesamtkosten. Ein bereits gezahlter Vorschuss wird in der Datei nicht automatisch abgezogen; dafür können Sie den ergänzenden Rechner auf dieser Seite verwenden.
Häufige Fehler vermeiden
- Beträge statt Kilometer eintragen: Das Feld Fahrtkosten erwartet einen Geldbetrag. Eine Kilometerabrechnung oder ein Kilometersatz wird nicht automatisch berechnet.
- Pauschalen selbst prüfen: Tragen Sie nur die für Ihren Fall geprüften Beträge ein. Eine aktuelle Pauschalentabelle ist nicht Bestandteil der Datei.
- Belegnummern eindeutig halten: Verwenden Sie dieselbe Nummer in der Tabelle und bei den abgelegten Nachweisen.
- Zeilen nicht doppelt erfassen: Legen Sie fest, ob eine Zeile eine Reise oder eine klar abgegrenzte Teilaufstellung abbildet.
Häufige Fragen zu Reisekosten und Download
Kann ich die Reisekostenabrechnung kostenlos herunterladen?
Ja. Sie erhalten die bearbeitbare XLSX-Vorlage mit Beispieldaten und hinterlegten Zeilensummen.
Werden Fahrtkosten aus Kilometern berechnet?
Nein. In der aktuellen Datei tragen Sie den Geldbetrag der Fahrtkosten selbst ein. Kilometer und Kilometersatz sind keine eigenen Berechnungsfelder.
Enthält die Vorlage Verpflegungspauschalen?
Nein. Sie enthält ein Eingabefeld für Verpflegungskosten, aber keine automatische Auswahl von Ländern, Reisedauern oder Pauschalen.
Kann ich mehrere Reisende erfassen?
Ja. Pro Zeile ist ein Feld für die Person vorhanden. Eine automatische personenbezogene Auswertung ist nicht enthalten.
Kann ich Belege direkt anhängen?
Nein. Die Vorlage enthält eine Belegnummer, keine integrierte Belegablage. Speichern Sie die Nachweise separat und ordnen Sie diese eindeutig zu.
Ist eine PDF-Datei enthalten?
Der Download wird als XLSX bereitgestellt. Bei Bedarf können Sie Ihre ausgefüllte Aufstellung in Ihrem Tabellenprogramm als PDF exportieren und das Ergebnis prüfen.
Wird ein Vorschuss automatisch verrechnet?
Nicht in der XLSX-Datei. Der ergänzende Online-Rechner auf dieser Seite kann Gesamtkosten und einen manuell eingegebenen Vorschuss gegenüberstellen.
Passender nächster Schritt
Diese Excel-Vorlagen ergänzen Ihre Übersicht
Reisekosten kostenlos herunterladen
Starten Sie mit der bestätigten XLSX-Vorlage. Ersetzen Sie die Beispieldaten durch Ihre Werte und erhalten Sie die hinterlegten Berechnungen.
Reisekosten kostenlos herunterladen · XLSXDatei vom Websitebetreiber in Microsoft Excel getestet. Inhalt und Rechenbeispiele geprüft · Stand: 28. Oktober 2026.
